Remove double or multiple spaces in a Word document.

Remove double or multiple spaces (whitespace) in a Word document.


Press Chtrl+H.
In Find what enter ^w
In Replace with enter a space
Click Replace All


Alternatively you can use an online script for automatic correction of multiple/erroneous spaces and erroneous capitalization

Toggle field codes in Word

Problem:
Word displays field codes (like this: {page\*mergeformat}) instead of interpreting them and displaying a proper hyperlink, page number, Table of Contents, etc.

Solution:
Select Tools -> Options -> View tab and uncheck the Field Codes box.
Also, Alt+F9 toggles field codes.

Permanently toggle field codes in Word

Shortcuts for n-dash and m-dash (Word, IE, Firefox or any other Windows application)

Shortcuts for n-dash and m-dash in Word, IE, Firefox or any other Windows application

For Word, use the minus symbol on the numeric pad of your keyboard:

Ctrl+minus symbol = en-dash,
Alt+Ctrl+minus symbol = em-dash

To produce them on any program (even a web browser)

en-dash = Keep pressing ALT and enter (numeric keypad) 0150,
em-dash = Keep pressing ALT and enter (numeric keypad) 0151

Or, copy from the following list.

List of dashes:

- = hyphen
– = en-dash
— = em-dash

Originally posted: Shortcuts for n-dash and m-dash in Word, IE, Firefox or any other Windows application

Shortcuts for entering accented characters in Word

à, è, ì, ò, ù,	CTRL+` (ACCENT GRAVE), the letter
À, È, Ì, Ò, Ù
á, é, í, ó, ú, ý	CTRL+' (APOSTROPHE), the letter
Á, É, Í, Ó, Ú, Ý
â, ê, î, ô, û	CTRL+SHIFT+^ (CARET), the letter
Â, Ê, Î, Ô, Û
ã, ñ, õ	CTRL+SHIFT+~ (TILDE), the letter
Ã, Ñ, Õ
ä, ë, ï, ö, ü, ÿ,	CTRL+SHIFT+: (COLON), the letter
Ä, Ë, Ï, Ö, Ü, Ÿ
å, Å	CTRL+SHIFT+@, a or A
æ, Æ	CTRL+SHIFT+&, a or A
œ, Œ	CTRL+SHIFT+&, o or O
ç, Ç	CTRL+, (COMMA), c or C
ð, Ð	CTRL+' (APOSTROPHE), d or D
ø, Ø	CTRL+/, o or O
¿	ALT+CTRL+SHIFT+?
¡	ALT+CTRL+SHIFT+!
ß	CTRL+SHIFT+&, s

Διόρθωση διπλών διαστημάτων και χρήση άνω τελείας στο Word και σε μεταφορά σε προγράμματα DTP

Σε όσους είχε τύχει να δώσουν κείμενά τους προς έκδοση, είναι ιδιαίτερα πιθανό να έχουν προσέξει μια σειρά προβλημάτων που ανακύπτουν από τη στιγμή που το κείμενό τους περνάει από το Word στο εκάστοτε σελιδοποιητικό πρόγραμμα (συνήθως στην Ελλάδα QuarkExpress).

Ένα από αυτά τα φαινόμενα, τα οποία πλήττουν όχι μόνο τους ερασιτέχνες αλλά και τους επαγγελματίες του χώρου, είναι το φαινόμενο των διπλών διαστημάτων και της απώλειας των χαρακτήρων άνω τελείας.

Ξεκινώντας με τα διπλά διαστήματα, ένας απλός τρόπος να γλυτώσουμε από δαύτα είναι από το Word να κάνουμε Εύρεση/Αντικατάσταση (Ctrl+H) πατώντας δύο φορές το διάστημα στην Εύρεση και μια στην Αντικατάσταση και να επαναλάβουμε τη διαδικασία μέχρι να μη γίνεται καμία αντικατάσταση.

Στη συνέχεια περνάμε το αρχείο στο σελιδοποιητικό πρόγραμμα και λογικά δεν πρέπει να έχει άλλα διπλά διαστήματα. Μερικές φορές όμως, ως δια μαγείας, όχι μόνο έχει διπλά διαστήματα, αλλά φαίνεται σαν να λείπουν κόμματα, τελείες, κάπως να μην υπάρχει ειρμός.

Τι συμβαίνει; Τα σελιδοποιητικά προγράμματα αντιμετωπίζουν κάποια προβλήματα με την εισαγωγή κάποιων (παλιο)χαρακτήρων. Σε αυτούς συγκαταλέγονται οι χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται συνήθως ως άνω τελεία.

Και γιατί λέω χαρακτήρες; Διότι ως άνω τελεία χρησιμοποιούνται τουλάχιστον δύο χαρακτήρες. Ο πρώτος είναι η επίσημη άνω τελεία και ο δεύτερος η αγγλική μεσαία τελεία (middle dot), η οποία εμφανίζεται εάν πατήσουμε και κρατήσουμε πατημένο στο Word το Alt και στη συνέχεια το 0183. Εδώ βλέπετε τη διαφορά... ύψους. Το πρώτο είναι μεσαία τελεία και το δεύτερο άνω τελεία (•·): «μεσαία τελεία•» «άνω τελεία·». Για να βγει η «πραγματική» άνω τελεία πατάμε 0387 και μετά Alt+X. (Δηλαδή πατάμε [μηδέν τρία οκτώ επτά] και στη συνέχεια Alt+X [κρατώντας πατημένο το Alt ενώ πατάμε το X]).

Ένας άλλος τρόπος είναι να εγκαταστήσουμε το πολυτονικό πληκτρολόγιο και να χρησιμοποιήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Alt (δεξί)+Shift+]. Πρέπει βέβαια να την υποστηρίζει και η γραμματοσειρά. Π.χ. η Times New Roman την υποστηρίζει.

Ένας ακόμη τρόπος είναι πηγαίνοντας στο Insert -> Symbol και επιλέγοντας το αντίστοιχο σύμβολο. Σε αυτό το επίπεδο μπορούμε επίσης να κάνουμε αντιστοίχιση μιας συντόμευσης πληκτρολογίου.




Και ένας επιπλέον τρόπος είναι με τη δυνατότητα Αυτόματης διόρθωσης (Autocorrect). Π.χ. πηγαίνουμε Tools -> Autocorrect options και στο Replace γράφουμε ,. και στο With κάνουμε επικόλληση την άνω τελεία.

Τώρα, εάν θέλουμε οι χαρακτήρες που έχουν χρησιμοποιηθεί ως άνω τελείες να περάσουν σωστά στο σελιδοποιητικό πρόγραμμα, έχουμε να κάνουμε μια σειρά από διαδικασίες.

Πρώτον, να εξασφαλίσουμε ότι όλα τα σύμβολα που χρησιμοποιούνται εν είδει άνω τελείας έχουν μετατραπεί σε σύμβολο άνω τελείας. Για να γίνει αυτό πρέπει να κάνουμε Εύρεση (Chtl+H) όλων των περιπτώσεων μεσαίας τελείας και Αντικατάσταση με άνω τελεία.

Το πρόβλημα βέβαια εδώ είναι ότι εάν απλά επιλέξουμε τη μεσαία τελεία και την κάνουμε επικόλληση στο πεδίο εύρεσης, το Word απλά δεν θα τη βρίσκει. Για να μπορέσει να τη βρει πρέπει στο πεδίο εύρεσης να γράψουμε χρησιμοποιώντας τον κωδικό χαρακτήρα (character code) σε αυτή τη μορφή ^0183 έχοντας επιλεγμένο το πλαίσιο Use Wildcards και στην Αντικατάσταση κάνουμε επικόλληση την ελληνική άνω τελεία.



Αφού εκτελέσουμε αυτή την αλλαγή και βεβαιωθούμε ότι όλοι οι χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται ως άνω τελείες είναι άνω τελείες, κάνουμε μια επιπλέον αλλαγή και μετατρέπουμε όλες τις άνω τέλειες σε ένα σύμβολο που δεν χρησιμοποιείται στο κείμενό μας. Εγώ π.χ. χρησιμοποιώ συνήθως το καγκελάκι (#). Κάνουμε επομένως εύρεση της άνω τελείας και αντικατάσταση με το καγκελάκι.

Στη συνέχεια, αφού γίνει εισαγωγή στο σελιδοποιητικό πρόγραμμα, κάνουμε αντικατάσταση του χαρακτήρα για το καγκελάκι, με την άνω τελεία.

Αρχική δημοσίευση:
Translatum forum: Το θρίλερ της σελιδοποίησης ή το μυστήριο των διπλών διαστημάτων και της απολεσθείσας άνω τελείας

Count text in text boxes and headers - Complete word count

Download Complete word count

1 What does CompleteWordCount do?

The CompleteWordCount add‑in allows you to see a full word count for the different areas of your document.
2 Why doesn't Microsoft Word give me an accurate word count?

Word does not give you a full word count of your document.

Microsoft Word includes a built-in word counter. But it is not always accurate. It does not give you a count of all the words in your document. It doesn't count words in headers or footers, or, importantly, in diagrams made up of text boxes, autoshapes and other Word elements. Only in later versions of Word can you get Word to include footnotes and endnotes in its count. Earlier versions of Word don't count words in footnotes or endnotes.
3 How to install CompleteWordCount

1. In Word, choose Tools > Options > File Locations.
2. Note the Startup folder.
3. Exit Word.
4. Click the Download button on this page. Save the Zip file to your hard drive.
5. You will need an un-zipper to unzip the file. Unzip the file (CompleteWordCount.dot) and save it in the Startup folder you noted above.
6. Re-start Word. In Tools > Templates and Add-Ins, you will see that CompleteWordCount is listed among the Global templates and add-ins. Make sure it is ticked.